Objektübergreifende Adressverwaltung

Komfortabel. Übersichtlich. Effizient.

Mit Immoware24 verwalten Sie alle Kontaktdaten objektunabhängig nach verschiedenen Kategorien, z. B. Mieter, Eigentümer, Handwerker/Dienstleister. Nach der einmaligen Erfassung in Ihrer zentralen Adressdatenbank werden diese dann einem oder mehreren Objekten zugeordnet.

Das Adressmodul Immoware24 bietet:

• Zentrale Adressverwaltung mit eindeutiger Zuordnung zu einem oder mehreren Objekten
• Schnellsuche nach unterschiedlichen Such- und Filterkriterien
• Hinterlegen von Bankverbindungen, Notizen und Dokumenten zu jedem Kontakt
• Automatische Übernahme von Geburtstags-/Jubiläumsdaten in den Kalender
• Verwaltung von Mietinteressenten nach Kriterien der gesuchten Verwaltungseinheit
• Übernahme der Kontakte als vCard in MS Office Outlook
• Export von Kontaktlisten im CSV-Format
• Festlegung individueller Briefanreden bei Nutzung standardisierter Vorlagen und der Namensbezeichnung auf Dokumenten

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Objektbezogene Verwaltung

Intuitiv. Flexibel. Aktuell.

Mit Immoware24 erfassen Sie alle relevanten Daten zu Objekten, Gebäuden und Verwaltungseinheiten strukturiert und schnell. Das System unterscheidet verschiedene Vertrags-/Verwaltungsarten, wie z. B. Wohnung, Gewerbe, Stellplatz – in der Miet-, WEG- und Sondereigentumsverwaltung. Zu jeder einzelnen Verwaltungseinheit lassen sich umfangreiche Daten, Ausstattungsmerkmale und individuelle Informationen hinzufügen.

Die objektbezogene Verwaltung mit Immoware24 bietet:

• Verwaltung von Objekten der Miet-, WEG- und SE-Verwaltung mit einem oder mehreren Gebäuden je Objekt
• Objektbezogene Nutzer-, Eigentümer- und Dienstleisterverwaltung
• Erfassung von Mietverhältnissen für Wohnungs-/ Gewerbemieter mit/ohne USt.
• Erfassung von Eigentümerverhältnissen in der WEG mit gesonderter HG-/Rücklagenzahlung
• Erstellung individueller Umlageschlüssel und -eigenschaften
• Ausweis der aktuellen Durchschnittsmiete je Miet-Objekt
• Verwaltung von Objektbankkonten und gesonderte Kautionsverwaltung
• Erfassung von Zählern und Ablesewerten
• Verwaltung von Liegenschaftsdaten für den Datenaustausch mit externen Abrechnungsunternehmen
• Objektbezogenes und -übergreifendes Leerstandmanagement
• Erstellen und Export von Exposés zu Immobilienportalen

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Objektübergreifendes Auftragsmanagement

Von der Planung bis zur Dokumentation.

Tägliche Schadensmeldungen durch Mieter und Auftragsvergabe für Reparaturen sowie turnusmäßig anfallende Wartungen und Instandhaltungen gehören zu den Aufgaben eines Verwalters. Mit dem neuen, objektübergreifenden Immoware24-Modul Auftragsmanagement können diese wiederkehrenden Arbeitsab­läufe übersichtlich, nachvollziehbar und effizient abgewickelt werden.

Das Auftragsmanagement von Immoware24 bietet:

• Schnelle Erfassung eingehender Schadensmeldung durch Vergabe einer Vorgangsbezeichnung, automatisch fortlaufende Nummerierung und komfortablem Abruf dazugehöriger Kontakt- und Objektdaten
• Klassifizierung der einzelnen Arbeitsschritte von der Vorgangserfassung, Angebotsabfrage, Auftragserteilung bis zum Abschluss
• Erstellung von Serienbriefen zur Abfrage von Kostenangeboten
• Übernahme von Terminen z. B. für Kontrolle oder Gewährleistungsfrist in den systeminternen Kalender
• Detaillierte Dokumentation aller Maßnahmen zu einem Vorgang
• Speicherung aller Auftragsdokumente in Dokumenten-Management-System
• Selektive Auswertungsfunktionen zur übersichtlichen Darstellung aller Aufträge

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Exportschnittstelle zu Immobilienportalen

Einfach. Schnell. Günstig.

Profitieren Sie durch folgende Leistungen:

• einfache Übertragung Ihrer Exposés über die Immoware24-Exportschnittstelle an verschiedene Immobilienportale wie immoscout24, immonet, immowelt, myimmo, openimmo.
• Kontrolle über Importprotokolle und Statistik
• Unterstützung für Ihre Vermarktungsstrategien

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Rechnungswesen

Exakt. Kompakt. Effektiv.

Mit dem Immoware24-Rechnungswesen können Sie jederzeit die Einnahmen- und Ausgabenbuchhaltung für beliebig viele Perioden und Geschäftsjahre durchführen. Je nach konkreter Verwaltungsart eines Objektes steht Ihnen ein passender Musterkontenrahmen zur Verfügung.

Das Modul Rechnungswesen von Immoware24 bietet:

• objektbezogene, doppelte Buchführung mit Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung,
• >verwaltungsbezogene, individuell gestaltbare Musterkontenrahmen und Umlageschlüssel,
• >objektübergreifende / objektbezogene automatische Sollstellung,
• >automatische Buchung Verwalterhonorar (für Miet-, WEG- und Sondereigentums-Verwaltung) mit Rechnungsdokumenten,
• komfortable Buchungsassistenten z.B. für Rücklastschriften, Ratenzahlungen von Mietschulden, Rücklagenzuführungen und –entnahmen,
• Buchungen von Rechnungen mit Skonto-Assistenten und Kostenerfassung i.S.d. § 35a EStG,
• Automatische Sollstellung von Guthaben/Nachzahlung durch Bestätigung von Abrechnungen,
• Automatische Berechnung und Sollstellung von Zahlungsdifferenzen bei rückwirkend fällig gestelltem HG und RL aus neuem Wirtschaftsplan,
• Zahlungskontrolle offener Posten,
• SEPA-Lastschriftverfahren, Nutzung virtueller Konten und Nutzung von Bankregeln,
• Mehrstufiges Mahnwesen mit automatischer Verzugszinsberechnung und Mahnschreiben,
• Zahlungen und Verrechnung nach individuell festlegbaren Zahlungsprioritäten,
• Zahlungen/Verrechnungen sind konkret mit offenen Posten verknüpft,
• Buchungsjournal, Kontenblätter und Saldenlisten für Debitoren, Kreditoren und für Sach- und Bestandskonten,
• Liste aller Einzelbuchungen nach Kontenarten,
• Schnittstelle Buchungsexport für Daten der Immoware24-Buchhaltung an DATEV-Nutzer

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Abrechnung & Auswertungen

Exakt. Kompakt. Effektiv.

Immoware24 ermöglicht Ihnen, neben den Betriebs- und Heizkostenabrechnungen der Mieter und den Hausgeld- und Rücklagenabrechnungen der Eigentümer einer WEG viele weitere Abrechnungen und Auswertungen zu erstellen. Relevante Daten werden berechnet und übersichtlich aufgelistet.

Folgende Funktionen im Bereich Abrechnung & Abrechnungskontrolle stellt Ihnen Immoware24 zur Verfügung:

• Frei wählbare Abrechnungszeiträume (auch unterjährig)
• Betriebskostenabrechnung mit/ohne integrierter Heizkostenabrechnung
• automatische Übernahme extern berechneter Heizkosten in Immoware24
• Verbrauchsberechnung nach Zählerständen, z.B. für Wasserkosten
• Ermittlung von Guthaben/Nachzahlungen und Berechnung neuer Vorauszahlungen der Mieter
• Ausweis der Kosten i. S. d. § 35a EStG
• Hausgeldabrechnung und Abrechnung Rücklage mit Info-Blatt unter Beachtung:
  • BGH – Urteil V ZR 44/09 vom 4.12.2009 zur Abrechnung der Instandhaltungsrücklage
  • BGH-Urteil V ZR 251/10 vom 17.02.2012 (Heizkosten in der WEG)
  • BGH – Urteil V ZR 147/11 vom 9.3.2012 zur Darstellung der Hausgeldabrechnung
• Wirtschaftsplan, Plan Rücklagenzuführung
• Informelle Zwischenabrechnungen innerhalb eines Abrechnungszeitraumes
• Automatisches Erstellen von Anschreiben zu Abrechnungsergebnissen, neuen Zahlungen
• Automatische Erstellung aller Abrechnungsdokumente und deren Ablage im DMS
• Zahlungsansichten für Mieter/Eigentümer mit Detailinformationen Soll/Ist für einzelne Ertragsarten
• Abrechnung des Mietobjektes mit allen tatsächlich gezahlten Einnahmen/Ausgaben
• Auswertung von Einnahmen/Ausgaben im Rahmen der Sondereigentumsverwaltung
• Abrechnung der Bankkonten nach Gegenkonto oder nach Verwendung
• Objektbezogene Einnahme-Überschuss-Rechnung (Basis: Soll oder Ist)
• Objektbezogene Umsatzsteuerabrechnung mit Ausweis USt.-Zahllast/Vorsteuerüberhang (für Soll- oder Ist-Versteuerung) mit Nachweis des USt.-pflichtigen Gewerbemieteranteils für den Ausweis der anrechenbaren VSt.
• Ausweis der haushaltsnahen Dienstleistungen nach § 35a EStG
• Objektbezogene Auswertung der Mieterträge mit Durchschnittsmiete und Soll-Ist-Vergleich
• Zähler-Listen sortiert nach VE und Zählerart mit abgelesenem Zählerstand
• Listen vereinbarter Zahlungen, vergebener Umlageeigenschaften, beendeter Mietverträge etc.
• Übersicht aller verwalteten Objekte
• Leerstandliste objektübergreifend und je Objekt
• Kostenpflichtige Erstellung benutzerdefinierter Reports zur wiederkehrenden Anwendung

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Mahnwesen

Exakt. Kompakt. Effektiv.

Das mehrstufig angelegte Mahnwesen von Immoware24 bietet Ihnen eine komfortable Durchführung von Mahnprozessen.

• Individuelle Festlegungen des Mindestmahnbetrages, der Mahngebühr und des Verzugszinssatzes (nicht-gewerblich/gewerblich mit und ohne Basiszinssatz) je Schuldner
• Übersichtliche Auflistung aller Mieter/Eigentümer, die sich mit einer oder mehreren Zahlungen in Verzug befinden
• Individuelle Aktivierung/Aufhebung einer Mahnsperre und deren Anzeige in den Stammdaten
• Eröffnung von Mahnprozessen mit jeweils mehreren Mahnstufen
• Detaillierte Auflistung aller Schuldbeträge je Mieter/Eigentümer nach Datum der Fälligkeit
• Taggenaue Berechnung der Verzugszinsen je Einzelschuldbetrag mit detailliertem Berechnungsnachweis und Ermittlung der Mahnbeträge
• Automatische Buchung (Sollstellung) der Forderungen auf die Konten, getrennt nach Miete/Betriebskosten bzw. Hausgeld/Rücklagen-Zuführung, Mahngebühren und Verzugszinsen
• Automatische Verrechnung der Zahlungseingänge nach Zahlungsprioritäten
  • entsprechend der aktuellen Rechtsprechung oder
  • nach individuell gewählter Zahlungspriorität
• Darstellung des Mahnprozesses mit allen Mahnstufen
• Automatische Erstellung individuell ausgewählter Mahnschreiben mit Serienbrieffeldern und Archivierung der Dokumente im pdf-Format im Dokumentenmanagementsystem
• Übersicht erstellter Mahnungen mit Datumsfilter
• Übersicht abgeschlossener Mahnprozesse
• Automatische Aktualisierung des von der Zentralbank vorgegebenen Basiszinssatzes
• Sammelausdruck Mahnschreiben für mehrere Debitoren

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Dokumenten-Management-System (DMS)

Sicher. Komfortabel. Strukturiert.

Im Dokumenten-Management-System (DMS) von Immoware24 werden alle Dokumente komfortabel gespeichert. Es unterstützt Sie nachhaltig bei der Erstellung und nachweisbaren Archivierung von objekt- und personenbezogenen Dokumenten. Ebenso sorgt es für einen schnellen Zugriff auf die Dokumente an jedem Ort und zu jeder Zeit.

Immoware24 bietet Ihnen:

• Automatische Ablage von Dokumenten, die mit Immoware24 erstellt wurden (Abrechnungen, Mahnungen etc.)
• Speicherung in Immoware24 importierter Dokumente in verschiedenen Dateiformaten, z. B. Bilder, Tabellen, Präsentationen
• Individuelle Zusammenstellung von Dokumenten zum gemeinsamen Ausdruck
• Komfortabler Zugriff auf die Dokumente mit Hilfe des DMS-Explorers an verschiedenen Stellen der Software, z.B. beim Versenden der Dokumente als E-Mail-Anhang

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Integrierte CRM-Workflows

Funktional. Einfach. Mobil.

Funktionierende Zusammenarbeit, schnelle Kommunikation, eine ständig bessere Servicequalität gegenüber Mietern und Eigentümern – wer im Wettbewerb bestehen will, muss seine Geschäftsprozesse ständig optimieren. Gut, wenn man mit Immoware24 ein Softwaresystem hat, dass z. B. wiederkehrende Vorgänge des Tagesgeschäfts vereinfacht und durch die zentrale Bereitstellung aller verfügbaren Kundeninformationen die Such-, Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten verkürzt.

Immoware24 bietet folgende CRM-Funktionalitäten:

• Mobiler Zugriff auf alle Dokumente, z. B. über Mieter- /Eigentümer- und Objektakten
• schnelle Gesamtübersicht über alle Vorgänge, Termine, usw. durch eine stets aktuelle Datenbasis
• systeminternes, suchwortoptimiertes Dokumenten-Management-System für Systemdokumente oder Dokumente aus anderen Quellen
• objektbezogene und objektübergreifende Serienbrieffunktion
• Vorlagensystem mit Platzhaltern zum automatischen Eintrag der definierten Informationen
• einheitliche Terminverwaltung, frei definierbare Kalender, automatische Systemerinnerungen
• lückenlose Gesprächshistorie und Dokumentation

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Master-Vorlagen: Vom Anschreiben bis zum Vertrag.

Maßgeschneidert. Rechtssicher. Zeitsparend.

In den Immoware24-Master-Vorlagen steht Ihnen ein Pool von standardisierten und auf aktuellem Rechtstand basierenden Dokumenten zur Verfügung. Je nach Art der Master-Vorlage werden entweder Daten mit Hilfe von Platzhaltern komplett aus Immoware24 übernommen (z. B. Mahnschreiben), von Ihnen vervollständigt (z. B. Miet- o. Dienstvertrag) oder neben der automatischen Übernahme von Adressdaten etc. noch von Ihnen um spezielle Informationen ergänzt (z. B. Kündigungsschreiben). Für ein effizientes Arbeiten bietet Ihnen Immoware24 die Master-Vorlagen an verschiedenen Positionen an, bspw. im Mahnwesen für Mahnschreiben oder in der BK-Abrechnung für Anschreiben zu Guthaben/Nachzahlungen. Selbstverständlich können Sie jederzeit Master-Vorlagen an individuelle Anforderungen anpassen sowie eigene Vorlagen erstellen.

Immoware24 bietet Ihnen:

• mehr als 50 verschiedene Musterdokumente für Anschreiben und Verträge
• Übernahme der Kontakt-, Buchungs- und Abrechnungsdaten in die Mustervorlagen mit Hilfe von Platzhaltern
• Individuelle Anpassung der Muster-Dokumente und Erstellen eigener Muster
• WYSIWYG-Editor

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Durchdachte Benutzerführung

Blitzschnell. Individuell. Effektiv.

Immoware24 bietet Ihnen:

• konfigurierbares Objektmenü
• Dock – Ihr Turbo für schnelles und effektives Arbeiten
• objekt-, funktions- oder ressortbasiertes Arbeiten
• direkten Zugriff auf Dokumente mit Hilfe des DMS-Explorers an verschiedenen Stellen der Software

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Integriertes Online-Banking

Integriert. Geschützt. Zeitsparend.

Mit der integrierten Online-Banking-Funktion in Immoware24 erhalten Sie die Möglichkeit, Lastschriften und Überweisungen an die jeweilige Bank zu übermitteln und aus den importierten Bankkontoauszügen automatisch Zahlungsbuchungen zu erstellen.

Immoware24 bietet Ihnen:

• Unterstützung der meisten gängigen TAN-Verfahren
• Einfache Einrichtung
• Einziehen von SEPA-Lastschriften
• Buchungsposten leicht und unkompliziert überweisen
• Importieren von Kontoauszügen
• Automatische Verbuchung von Zahlungen auch mit Hilfe virtueller Konten
• Coming soon: Automatisches, terminiertes Einlesen von Banktransaktionen über EBICS und Übergabe von Zahlungsaufträgen (Lastschriften, Überweisungen) mit Hilfe von EBICS Transportberechtigung an die Bank

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Integrierter E-Mail-Client

Kommunikativ. Zentral. Übersichtlich.

Mit der Integration des E-Mail-Clients in Immoware24 erhalten Sie die Möglichkeit, zusätzlich zur postalischen Korrespondenz auch die komplette elektronische Kommunikation mit Eigentümern, Mietern, Dienstleistern und Handwerkern ohne zusätzliche Software zentral zu erledigen.

Immoware24 bietet Ihnen:

• Einfache Einrichtung
• Mehrere E-Mail Konten
• Unterstützt IMAP sowie POP3
• Schnelle und effektive Suche
• Intelligente Synchronisierung aller Postfächer im Hintergrund
• Speichern von Anhängen im Dokumentenmanagementsystem (DMS) möglich
• Versenden von im DMS gespeicherten Dokumenten als Anhang
• Auswahl der anzuhängenden Dokumente mit Hilfe des DMS-Explorers
• Erstellen, beantworten und weiterleiten von Nachrichten mit WYSIWIG-Editor
• Konversationsansicht (automatische Zuordnung von allen ein- und ausgehenden E-Mails zu den jeweiligen Kontakten im Adressbuch)

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Praktischer Kalender

Übersichtlich. Funktional. Zeitsparend.

Der Kalender von Immoware24 bietet:

• komfortable Terminverwaltung (einmalige oder wiederkehrende Ereignisse)
• Einrichten eigener Terminkategorien (Meetings, Fristen, private Termine etc.)
• Verwaltung der Kalender mehrerer Nutzer
• Verknüpfung des Kalenders mit Adressbuch, inkl. automatische Übernahme von Termineinträgen aus den Kontakten

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Einstellungen

Individuell. Benutzerfreundlich. Komfortabel.

Im Modul Einstellungen können Sie entsprechend Ihren individuellen Bedürfnissen alle standardisierten Einstellungen, wie z. B. Muster-Kontenrahmen oder Umlageschlüssel, ändern oder ergänzen und somit an die Gegebenheiten Ihres Verwaltungsprozesses anpassen.

Die Einstellungen von Immoware24 bieten:

• Anpassungsmöglichkeiten von Immoware24 für durch Festlegung der
  • Adresslabel,
  • Objektmerkmale,
  • Zahlungsarten und -prioritäten,
  • Mahneinstellungen,
  • Kontenrahmen
  • u.v.m.
• Einrichten und Aktivieren
  • des Zugangs zu Immobilienportalen
  • des Online-Banking-Zugangs
  • des E-Mail-Zugangs
  • des E-Post-Zugangs
• Einstellen verschiedener Farbschemen (Themes) für die Anwendung, sowie für die von der Anwendung generierten PDFs

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Postausgang inkl. E-POSTBRIEF

Zeitsparend. Kostengünstig. Perfekt vernetzt.

Auf Knopfdruck versenden Sie Ihren Schriftverkehr per E-POST, als Standardbrief oder Einschreiben. Kein Drucken, Falten und Kuvertieren mehr.

• Versand aller mit Immoware24 erzeugten Dokumente, welche im Dokumenten-Management-System (DMS) abgelegt sind, als E-POSTBRIEF
• Effektives Zusammenfassen mehrerer Dokumente mittels integrierter Portooptimierung und entsprechend kostengünstiger Versand
• Nachweisbarer und sicherer Versand durch Nutzung der Zusatzleistungen, wie Einschreiben, Einschreiben mit Rückschein etc.
• Automatisches Erstellen eines e-postfähigen Anschreibens für ursprünglich nicht e-postfähige Korrespondenz
• Komfortable Preisberechnung der Portokosten für einen Versand je Brief und als Summe mehrerer Briefe
• Markierung aller verschickten Dokumente als „versendet“
• Zustellung in der Regel am nächsten Arbeitstag bei Versand bis 14 Uhr

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